ペーパーレスの実現にはクラウドストレージサービスの導入が効果的

 

ペーパーレスを実現することができれば、オフィスをスッキリ綺麗にすることができます。

とくに難しく考える必要はありません。

現代のIT技術をもってすれば、比較的容易にペーパーレスは実現します。

 

まずは、ペーパーレスを実現するための具体的な手順を確認してください。

そして、それを実行するために必要なクラウドストレージサービスについても解説していきます。

 

この方法は、私自身が実践して、お客様にもオススメしている方法です。

本当にオフィスをスッキリ綺麗にできますよ。

 

ペーパーレスを実現するための3ステップ

捨てる

ペーパーレスを実現するためには、紙を捨てなければなりません。

必要ないものは迷わず捨ててしまいましょう。

 

綺麗にファイリングしているが、一度も見直したことがない書類ありませんか?

それは、ファイリングすることが目的になってしまっているだけです。

契約書、会計税務に関する書類などを捨ててしまうことはできませんが、それ以外の書類はバッサリ捨ててしまいましょう。

ただし、情報漏洩には十分注意してください。

 

整理する

次は、書類を整理していきます。

ここでいう整理とは、ペーパー保存が必要なものとそうでないものに区分することです。

そして、ペーパー保存が必要な書類だけをファイリングしていきましょう。

 

データ化する

次は、ペーパー保存が必要でない書類をスキャンしてデータ化していきましょう。

この時にちょっとしたコツがあります。

それは、データ化した後に整理しやすいようにスキャンする順番などを調整するということです。

ここでちょっとした一手間を加えておくことで、データの整理が楽になります。

スキャンできたら、データの整理をしていきましょう。

 

 データの整理方法

  1. スキャンしたデータをデスクトップに保存
  2. それらを結合、フォルダの作成によりグループ化
  3. この作業を繰り返して、デスクトップにデータを並べる

ここまでできればあとはデータを保存するだけです。

 

クラウドストレージサービスを導入

ペーパーレスを実現するためには、書類をデータ化して保存する必要があります。

PC、HDD、USBなどに保存するのもいいですが、私のオススメはクラウドストレージに保存する方法です。

データをクラウドで保存することで、さらにスッキリさせていきましょう。

 

クラウドストレージサービスとは

クラウドストレージサービスとは、文書、写真、動画などのデータをクラウドに保存することができるサービスです。

 

有名なクラウドストレージサービスとして、

  • 定番のDropbox
  • MicrosoftOfficeとの連携が便利なOneDrive
  • Googleアカウントがあれば使えるGoogleドライブ

などがありますが、どのサービスもベーシックプランであれば無料で使用することができます。

しかも、スマホやタブレットからもアクセスできるのでとても便利です。

 

これらのサービスを利用してデータをクラウドに保存することで、オフィスだけでなくPCの中までもスッキリ綺麗にすることができます。

せっかくペーパーレスに取り組むのであれば、ここまで徹底的にやってしまいましょう。

 

Googleドライブ

クラウドストレージサービスは、Googleドライブがオススメです。

データの保存だけを目的とするのであれば、どのサービスを利用してもいいと思います。

しかし、どうせ使うならより有用なものを使いたいので、私はGoogleドライブを使用しています。

 

 Googleドライブのメリット

  • Google Chromeのホーム画面からすぐにログインすることができる
  • Gmailもその画面からログインできる
  • スプレッドシート、ドキュメント、スライドが使いやすい
  • 無料で15GB使用できる

 

このようにGoogleドライブは、クラウドストレージサービス以外の機能が充実しています。

Googleアカウントを持っているだけで、無料で使うことができるのも嬉しいです。

検索エンジンにGoogle Chromeを使っている人、Gmailを使っている人にはとくにオススメのサービスです。

 

まとめ

ペーパーレスを実現することができれば、オフィスをスッキリ綺麗にすることができ、仕事の効率もよくなります。

綺麗に整理整頓されていれば気持ち良いですし、それを維持しようとさらに綺麗になっていきます。

 

ペーパーレスを実現するためには、

  1. 捨てる
  2. 整理する
  3. データ化する

ということが欠かせません。

さらに、クラウドストレージサービスを利用することで、PCの中までスッキリ綺麗にすることができます。

 

このように、IT技術の進歩により簡単にペーパーレスを実現することができます。

スッキリ綺麗になったオフィスで、気持ちの良い一日を過ごしてみてはいかがでしょうか。

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