税理士がオススメする誰でもできる簡単な領収書の整理・保管方法

 

あなたは領収書の整理をいつしていますか。

毎日、毎月、もしかして年に一度だけでしょうか…

いつまでにやらなければならない!という決まりはありませんが、できれば頻繁に整理してくことをオススメします。

なぜなら、頻繁に整理した方が絶対に楽だからです!

領収書の整理のコツをつかんで、それを定期的に実践することができれば、領収書の整理は劇的に楽になります!

今回は、経理のプロである税理士が実践している領収書の整理・保管方法をご紹介します。

この方法で領収書を整理することができれば、

  • 領収書の整理が楽になる
  • きちんと整理整頓することができる
  • しっかりと保管することができる

まさに一石三鳥の効果を得ることが出ますので、ぜひ試してみてください。

 

領収書を整理・保管する理由

なぜ領収書を整理しなければならないのか

領収書は毎日少しずつ溜まってきます…

それを整理せずに放置してしまうと、確定申告の時期に慌てて整理するか、税理士に丸投げすることになってしまい、いつまでたっても自分で整理することができません。

そして、年に一度の整理や税理士に領収書を送るだけになってしまうと、自分が何にいくら使ったのかわからなくなってしまいます。

実は、これが一番の問題なのです!

経営者は、何にいくらお金を使って、どのくらいお金が残ったのか、ということを常に考えておかなければなりません。

自分の事業に関する数字にもっと興味を持って欲しいのです。

そのためにも、できる範囲内で自分で領収書を整理するクセをつけましょう。

 

なぜ領収書を保管しなければならないのか

領収書の保管方法については、特に法律で定められているわけではありませんので、好きなように保管すればいいです。

しかし、保管しなければならない期間については法律で7年間と定められています!

領収書は、あなたが事業で使用した経費に関する証拠書類です。

そして、証拠がないと税務署は経費としてなかなか認めてくれません…

したがって、法律で定められた期間内は、きちんと領収書を保管するようにしておきましょう。

 

経理のプロも実践する領収書の整理・保管の方法

領収書を毎日整理すると楽になる

領収書は、できれば毎日整理して、会計ソフトやExcelなどに入力しておきましょう。

そうすることで、

毎日整理することによる効果
  1. 領収書の内容をはっきり覚えている
  2. 毎日整理することでだんだん整理することに慣れてくる
  3. 慣れてくればスピードも速くなって毎日整理することが楽になる

という良いサイクルを生み出すことができます。

こうなれば本当に領収書の整理・保管が劇的に楽になりますので、ぜひともオススメします。

まずは一週間だけでもいいのでやってみましょう!

経理業務を効率化するためのコツは毎日10分間の小さな積み重ね

2017.05.03

 

最低でも月に一回は整理する

領収書の整理は、経理業務の基本的な作業の一つです。

しかし、経理担当者がいない場合には経営者自身が経理を行わなければなりません。

このように領収書を毎日整理することが難しい場合には、最低でも月に一回は整理することを心がけましょう!

毎日整理するほどの効果を得ることはできませんが、それと同じように良いサイクルを作っていくことができます。

その時のポイントとしては、

月に一度整理する場合のポイント
  1. 旅費交通費、消耗品費、交際費など、勘定科目ごとに領収書を分類する
  2. 次に、お店ごと、領収書のサイズごとなどに分類する

領収書をこのような法則にしたがって分類していきましょう。

こうしておくことで、会計ソフトやExcelへのデータ入力を飛躍的に効率化することができます。

会計帳簿の入力に必要な項目は、日付、金額、勘定科目、摘要の4つです。

入力の前にきちんと領収書を分類しておくことで、勘定科目、摘要については連続して同じ項目を入力することができます。

あとは、日付と金額を打ち変えるだけですので非常に楽です。

この方法は、領収書の枚数が多ければ多いほど、その効果を発揮します!

しかし、1年分まとめてとなると量が多すぎますし、内容も忘れていますので、月に一度ぐらいがちょうどいいでしょう。

 

領収書の保管方法

次に、領収書の保管方法についてですが、領収書の量によりオススメしている方法が違います。

 

封筒を使って整理する方法(1ヶ月当たり100枚ぐらいまで)

1ヶ月100枚以内
  1. 会計ソフト、Excelなどに毎日入力する
  2. 領収書を月ごとに分類して封筒に入れる
  3. 封筒に2017年8月分などと記載しておく
  4. 封筒の中身がこぼれないように封をしておく
  5. 1年分の領収書(12枚の封筒)をひとつの紙袋に入れる
  6. 紙袋に2017年分領収書と記載しておく

これだけできれば十分です。

毎日領収書を整理するという人は、この方法で保管すると入力から整理・保管までスムーズにできます。

 

綴り紐を使って整理する方法(1ヶ月当たり100枚超)

ある程度領収書の枚数が多い場合は、入力・整理・保管をセットにできるこちらの方法をオススメしています。

1ヶ月100枚超
  1. 勘定科目ごとに領収書を分類する
  2. お店ごと、サイズごとに分類する
  3. 会計ソフト、Excelなどに1ヶ月分入力する
  4. 入力が終わった領収書に穴あけパンチで穴を開ける
  5. 綴り紐に穴の開いた領収書を通していく
  6. 1ヶ月あたり1束、1年で12束の領収書を紙袋に入れていく

こうすることで、データ入力しながら整理・保管することができ、処理済みと未処理の領収書の区別も一目瞭然にすることができます。

また、台紙を用意してそこに領収書を貼り付ける方法もありますが、綴り紐を使う方が速くて楽チンです。

この方法は、経理のプロである税理士事務所でも多く採用されている方法ですが、簡単に誰でもできる方法なので、ぜひチャレンジしてみてください。

 

まとめ

領収書の整理は、経理の中でも後回しにしたり、ついつい税理士に丸投げしてしまう作業です。

しかし、定期的に整理することで、効率化できるところでもあります。

理想は、毎日コツコツ整理することですが、最低でも月に一回は整理するようにしましょう。

そのための方法として、

  1. 封筒を使って整理する方法(1ヶ月100枚以内)
  2. 綴り紐を使って整理する方法(1ヶ月100枚超)

の2つの方法を紹介しました。

これらは、税理士事務所などで行われている方法であり、慣れてくるとかなりのスピードで領収書を入力・整理・保管することができます。

そして、スピードが速くなれば、経理の負担も減り、さらに簡単に領収書を整理・保管することができるため、とても良いサイクルを生み出すことができます。

この一連の流れさえできてしまえば、もう領収書の整理に頭を悩ますことはありません!

領収書の整理・保管でお困りの際は、是非とも試してみましょう。

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