クラウド会計ソフトを導入してうまく活用するための3つの条件

 

クラウド会計ソフトは、その登場以来、着実にユーザーを増やし続けています。

とても便利なソフトなのですが、それをうまく活用できている人は、まだまだ少ないです。

 

しかし、クラウド会計ソフトを使うための環境を整えることさえできれば、確実に経理を効率化することができます。

 

クラウド会計ソフトをうまく活用するための条件について確認してみましょう。

 

クラウド会計ソフトを活用するための条件

クラウド会計ソフトは非常に便利なソフトですが、ただ導入しただけではその力を存分に発揮することができません。

その事業者に適した形に完璧にカスタマイズする必要があります。

 

それさえできれば、クラウド会計ソフトを導入することによるメリットを十分に活かすことができます。

 

クラウド会計ソフトは導入しただけでは力を発揮することができません

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しかし、いくら完璧にカスタマイズをしたとしても、クラウド会計ソフトをうまく活用することができないことがあります。

 

業種によっては導入しないほうが良い

クラウド会計ソフトが得意とするのは、取引ごとにルールを設定して、そのルールに基づき自動的に帳簿を作成していくことです。

つまり、同じ取引が多ければ多いほど、自動化できる取引も多くなり、クラウド会計ソフトの恩恵を受けやすくなります。

 

しかし、取引に一定のルールが存在しないような不動産販売業などの業種では、その力を発揮することができません。

 

業種によっては、クラウド会計ソフトを導入しないほうが良いこともあるのです。

 

インターネットに対する抵抗感

クラウド会計ソフトは、その名の通り、インターネット上で会計帳簿を作成して、そのデータもクラウド上に保管することになります。

 

これについて抵抗感があるのであれば、クラウド会計ソフトを導入すべきではないでしょう。

 

いくらセキュリティを強化したとしても、インターネットの世界では100%ということはありません。

会計帳簿は、事業者にとって最重要書類の一つです。

 

インターネット上でデータを管理することについて、疑問を持たれるのであればやめておきましょう。

 

3つの条件のうち1つでも当てはまるならオススメです

クラウド会計ソフトをうまく活用するためには、以下の3つの条件があります。

 3つの条件

  1. インターネットバンキングを使用している
  2. クレジットカードによる決済が多い
  3. リアルタイムの数字を確認したい

3つの条件を全て満たすことができるならば、すぐに導入を検討しましょう。

もし、1つしか当てはまらなくても安心してください。

 

これら3つの条件のうち1つでも当てはまるなら、クラウド会計ソフトの導入はオススメできます!

 

そして、その力を最大限に活用するために、少しずつ条件を満たしていきましょう。

 

インターネットバンキングを使用している

クラウド会計ソフトは、インターネットバンキングで行われた取引を自動で取り込むことができます。

そして、その取り込んできた取引についてルールを設定しておくことで、自動的に仕訳をすることができるようになります。

 

具体的には、11月28日に得意先のA社から100,000円の入金があった場合に『A社からの入金は売掛金の入金である』というルールが設定されていれば、その取引を取り込んできただだけで、

11/28 普通預金 / 売掛金 100,000 摘要欄 A社

という仕訳が完成してしまうのです。

 

従来のインストール型の会計ソフトの場合には、

 入力しなければならないこと

  1. 年月日
  2. 借方勘定科目
  3. 貸方勘定科目
  4. 金額
  5. 摘要

という5つの情報を入力する必要がありました。

 

しかし、クラウド会計ソフトを使えば、インターネットバンキングの情報を取り込むだけで終了します。

 

取引数が多くなればなるほど、この恩恵を受けることができますので、メインの銀行口座をインターネットバンキングにしておくだけでも、かなり便利になります。

 

クレジットカードによる決済が多い

インターネットバンキングによる取引を取り込むのと同様に、クレジットカードによる取引を取り込むことも可能です。

よほどのイレギュラーな取引でもない限り、1年分の取引についてルールを適用することができれば、ほとんど自動化することができます。

 

ただし、現金による決済については、自動化することができません。

 

領収書をスキャンして、そこから仕訳を作成することもできますが、クレジットカード決済と比べると非効率的です。(むしろスキャンするのに余計な手間がかかります)

 

クラウド会計ソフトを活用するためには、現金による決済をできるだけ減らして、クレジットカードによる決済を増やしていきましょう。

 

リアルタイムの数字を確認したい

クラウド会計ソフトを活用するための条件のうち、一番大切なのことが『リアルタイムの数字を確認したいかどうか』です。

このような考えが少しでもあるのであれば、積極的に導入を検討すべきです。

 

クラウド会計ソフトを使いこなすことができれば、今この瞬間の数字を確認することも決して不可能ではありません。

 

行動と結果を振り返り、リアルタイムの数字を確認して、未来の予測をして対策を立てる。

これを繰り返すことにより、非常に精度の高い決算・節税対策をすることができるため、安定した経営を実現することができます。

 

また、クラウド上にデータがあるため、税理士と同じ画面を見ながら作業を進めることができるため、自分で経理をする【自経化】と税理士に記帳をしてもらう【記帳代行】のいいとこ取りをすることができます。

 

つまり、正確な数字を常に確認することができるということであり、個人事業者や中小企業にとって大きなメリットとなりえます。

 

リアルタイムの数字を確認したいと考えるなら、クラウド会計ソフトを徹底的に活用していくべきです。

 

まとめ

クラウド会計ソフトを導入して、うまく活用していくためには、いくつかの条件を満たす必要があります。

一部の業種やインターネット上で作業をすることに抵抗がある場合には、オススメできませんが、次の3つの条件のうち1つでも当てはまるのであれば、導入を検討する余地は十分にあります。

 3つの条件

  1. インターネットバンキングを使用している
  2. クレジットカードによる決済が多い
  3. リアルタイムの数字を確認したい

特にリアルタイムの数字を確認したいというのは重要です。

 

クラウド会計ソフトを導入して、うまく活用することができれば、ワンタッチで会計帳簿を作成することも夢ではありません。

 

効率化できるところは徹底的に効率化して、今この瞬間の数字をも確認できるようにしていきましょう!

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