クラウド会計ソフトを使って経理を効率化するために必要な3つのこと

 

クラウド会計ソフトを使いこなすことができれば、経理を劇的に効率化することができます。

クラウド会計ソフトを使ってできること
  • ワンタッチで会計帳簿を作成
  • 税理士に記帳代行を頼まなくてもよくなる
  • 会計・税務に関する知識がなくて使うことができる

これらのことはウソではありませんが、クラウド会計ソフトを使いこなすためには最低でも3つの要件をクリアする必要があります!

クラウド会計ソフトを使いこなすための3つの要件
  1. インターネットバンキングの導入
  2. クレジットカード・電子マネーによる決済の徹底
  3. クラウド会計ソフトの完璧なカスタマイズ

この3つの要件を満たすことができれば、クラウド会計ソフトの機能を十分に活かすことができ、経理を劇的に効率化することができます。

しかし、これらの要件を満たせないのであれば、クラウド会計ソフトを導入するメリットはほとんどありません…

むしろ、わざわざ扱いにくい会計ソフトを使っていることになりますので注意が必要です。

クラウド会計ソフトを導入して経理を劇的に効率化したい!と考えるのであれば、3つの要件を満たすことを考えていきましょう!

 

クラウド会計ソフトを導入しただけでは経理を効率化することはできない

クラウド会計ソフトを導入するだけで経理が効率化できる!と勘違いしてはいませんか…

ハッキリ申し上げますが、クラウド会計ソフトを導入しただけでは経理を効率化することは不可能です!

そのようなノリで導入してしまうと使い勝手の悪さに戸惑い、経理を効率化するどころか余計な仕事を増やしてしまうことになりかねません…

クラウド会計ソフトを導入して経理を効率化したいのであれば、クラウド会計ソフトの特徴を理解して、それに見合った環境を整える必要があります。

この環境を整えることさえできれば経理を劇的に効率化することができ、今までの作業にかかる時間を10分の1にすることも決して不可能ではありません!

クラウド会計ソフトを使っても経理が完全に自動化できる訳ではない!

2018.01.12

クラウド会計ソフトは導入しただけでは力を発揮することができません

2017.10.23

 

クラウド会計ソフトを使いこなすために必要な3つのこと

では実際にクラウド会計ソフトを使いこなして経理を劇的に効率化するために必要な環境設定について見ていきましょう。

必要なことはたった3つだけです!

 

インターネットバンキングの導入

クラウド会計ソフトの最大の魅力、それは自動同期機能自動仕訳機能が搭載されていることです。

これはインターネット経由で銀行の取引明細を自動で取得して、その取得した取引内容を自動で仕訳の形にしてくれる機能のことであり、クラウド会計ソフトが経理を効率化してくれる一番の要因でもあります。

この機能が搭載されているおかげで、銀行で行われた取引について1つずつ仕訳を作成する必要がなくなります…

基本的に売上の入金も、仕入、経費の支払も銀行口座で行なっているはずなので、この銀行口座で行われている全ての取引について自動で仕訳することができるようになります。

経理業務を実際に行ったことがある人ならわかるはずですが、これって相当スゴイことです!

ひとつの仕訳を完成させるためには、

  1. 日付
  2. 金額
  3. 借方勘定科目
  4. 貸方勘定科目
  5. 摘要

など、最低でも5つの項目について記載する必要があります…

従来の会計ソフトでは、これらを1つ1つ入力していかなければなりませんでした。

しかし、クラウド会計ソフトの自動同期機能と自動仕訳機能を使えば、ワンタッチでこれらの入力が完了してしまいます!

この機能を使うためだけでも、クラウド会計ソフトを導入する価値はあるのではないでしょうか…

しかし、ここでひとつ問題があります。

それは、銀行口座がインターネットバンキング化されていないとこの機能を一切使うことができないということです…

先程も説明したとおり、これらの機能はインターネットを経由することにより使うことができる機能であるため、通常の銀行口座については全くこの機能を使うことができません。

すべての銀行口座をインターネットバンキング化する必要はありませんが、取引数の多い主要な銀行口座についてはインターネットバンキング化しておかないと、クラウド会計ソフトを使うメリットは全くないと言えるでしょう…

クラウド会計ソフトを導入して経理を効率化するために最初で最大の条件は、銀行口座のインターネットバンキング化です!

 

クレジットカード・電子マネーによる決済の徹底

銀行口座のインターネットバンキング化でも説明したように、クラウド会計ソフトの特徴として、インターネット経由で取引の内容を自動で取り込むという特徴があります。

これは銀行口座だけでなく、クレジットカードを使った取引でも同じことが言えます。

クラウド会計ソフトとクレジットカードを連携させておくことで、

  1. 取引内容を自動同期
  2. 自動同期された取引から自動で仕訳を作成

という流れを作ってしまい、入力する手間を完全に省いてしまうのです。

つまり、クレジットカードで決済をするだけで会計帳簿が自動で作成されるというわけなのです!

現金による支払いはインターネット経由での取り込みができないため、この機能を使うことはできません。

クラウド会計ソフトを導入して経理を効率化するためには、できるだけ現金による支払いを減らす必要があることを知っておきましょう。

また、クレジットカード以外の電子マネーについても連携させることができるため、決済から経理までの一連の流れをクレジットカードと同じように全て自動化することができます。

 

クラウド会計ソフトの完璧なカスタマイズ

これまでクラウド会計ソフトを導入して、

  1. 銀行口座をインターネットバンキング化
  2. クレジットカード・電子マネーによる決済

これらの対策をすることにより経理を効率化することができると言ってきましたが、それだけでは本当の意味での効率化はできません…

インターネットバンキング、クレジットカード、電子マネーはクラウド会計ソフトを利用するためには必須ですが、これだけでは自動同期までしかできません。

クラウド会計ソフトの最も便利な機能は、自動同期した取引を分析して自動で仕訳をする機能です!

そして、この自動仕訳機能を使いこなすためには、取引ごとに勘定科目などの登録・設定をする必要があるのです。

例えば、

ルールを設定していく
  • A社からの入金は売掛金の回収であること
  • B社への支払いは買掛金の支払いであること
  • C社への支払いの内100,000円は地代家賃で、それ以上の金額は水道光熱費であること

などなど、その取引ごとにルールを事細かく登録・設定していきます。

一度登録・設定したルールについては、クラウド会計ソフトが学習してくれますので、二度目からは自動で仕訳してくれます。

新しい取引が出てきたらドンドン取引を登録・設定していきましょう!

この登録・設定作業の精度が低いと、クラウド会計ソフトを使いこなすことはできません…

ある程度の簿記の知識を必要としますので、できれば税理士などに相談しながら作業をすることをオススメします。

クラウド会計ソフトを導入してうまく活用するための3つの条件

2017.11.28

 

本当に経理を劇的に効率化することができる

クラウド会計ソフトを導入して経理を劇的に効率化するための方法として、

クラウド会計ソフトを使いこなすための3つの要件
  1. インターネットバンキングの導入
  2. クレジットカード・電子マネーによる決済の徹底
  3. クラウド会計ソフトの完璧なカスタマイズ

これら3つのことを説明してきましたが、これだけで本当に経理を劇的に効率化することができます。

なぜなら、これができれば会計帳簿の80〜90%は完成しているからです…

会計帳簿の作成手順とその作業量
  1. 銀行口座の記帳 60〜70%
  2. 現金取引の記帳 10〜20%
  3. 給与など人件費の記帳 10%以下
  4. 売上の記帳 10%以下
  5. 仕入の記帳 10%以下

このようにクラウド会計ソフトを使いこなすことができれば、会計帳簿の大部分を自動で作成することができてしまいます。

さらに、給与などの人件費の記帳や売上の記帳についても自動化することは可能になっていますので、もっと効率化したい場合にはぜひチャレンジしてみることをオススメします。

ワンタッチで会計帳簿を作成してリアルタイムの数字を確認する方法

2017.10.06

 

まとめ

クラウド会計ソフトを導入して利用するための環境を整えることができれば、本当に経理を劇的に効率化することができます。

そして、クラウド会計ソフトを使いこなすための3つの要件を満たすことができれば、経理のほぼ全てを自動化することも夢ではありません!

クラウド会計ソフトを使いこなすための3つの要件
  1. インターネットバンキングの導入
  2. クレジットカード・電子マネーによる決済の徹底
  3. クラウド会計ソフトの完璧なカスタマイズ

これら3つの要件を満たして、経理を劇的に効率化していきましょう。

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